Теперь время для информационного этапа
И вот информация о вашей конференции уже появилась в интернете. Она высвечивается в разделе планируемых мероприятий на сайтах учреждений – организаторов и спонсорских организаций. К этому моменту вы уже получили ответы и знаете, какие из организаций (учреждений) будут организаторами конференции, какие – спонсорами, а также суммы, которые будут вам предоставлены. Вы уже можете зафиксировать сумму оргвзноса. Теперь главное – дать больше информации о конференции, заинтересовать, создать рекламу. И чем быстрее вы сможете организовать распространение информации, тем лучше. Какую же информацию нужно подготовить к этому моменту (в среднем за год до начала конференции) и как ее представить?
В наш век просто невозможно провести какое-либо значимое мероприятие без создания его сайта. Большинство крупных международных конференций уже перешло на регистрацию заявок для участия через сайт конференции. Даже если ваш сайт полностью не готов к моменту рассылки информационного сообщения, должна быть готова страничка с самой необходимой информацией, которая отражается в информационном сообщении, а также датой, когда будут доступны другие информационные ресурсы сайта. Кроме того, желательно осветить историю или идею проведения конференции, представить краткое сообщение о целях и тематике конференции, об актуальности и необходимости проведения подобного мероприятия. И вот начинаем готовить информационное сообщение, которое будет визитной карточкой вашей конференции. Постарайтесь, чтобы оно было информативным, но не перегруженным, запоминающимся, но не вызывающим. Его можно сделать черно-белым или цветным. Если есть возможность – посоветуйтесь с дизайнером, чтобы сайт, информационное сообщение, плакат с названием и эмблемой конференции были оформлены в одном стиле, в одной цветовой гамме.
Обычно информационное сообщение – это один лист, часто сложенный вдвое или втрое, формат которого может меняться в широких пределах. Как бы ни выглядело ваше информационное сообщение, в нем обязательно должны быть указаны:
название конференции и эмблема, дата и место проведения;
организаторы конференции, тематические направления, контактные номера телефонов и факсов, адреса (почтовые и электронные) и адрес сайта конференции, где доступна более подробная информация;
информация о том, где и как можно зарегистрироваться для участия в конференции, а также что и в какие сроки нужно представить;
рабочий язык конференции, а также информация о том, где и как будут опубликованы материалы конференции.
Это самое необходимое. Иногда в информационном сообщении указывают программный и организационный комитеты, известных ученых, которые дали согласие на участие в вашей конференции, сумму оргвзноса, счёт, по которому ее можно оплатить, возможность спонсорской поддержки молодых ученых, планируемые мероприятия в рамках конференции (семинары, встречи, экскурсии и т.д.). На сайте обычно доступна информация о возможных вариантах расселения участников конференции и визовой поддержке, если это необходимо.
На вопросе о месте проведения конференции стоит остановиться особо, т.к. желательно, чтобы это было легко находимое на карте города здание или учреждение за городом, куда организован транспортный маршрут (зачастую приводят схемы проезда с вокзалов, аэропортов, план части города). В противном случае вам придется организовывать транспорт для приезда и отъезда участников конференции, для приглашенных лекторов – встречу на вокзале или в аэропорту. Следует учесть при этом, что двумя маршрутами в день не обойтись, т.к. чем больше участников из других городов и (или) стран, тем более дифференцированно время приезда и отъезда участников. Кроме того, участники стараются использовать свободное время между заседаниями с интересующими докладами, чтобы, например, посетить с коллегами научные центры, посмотреть достопримечательности, что также связано с транспортом. Если конференция проводится на территории учреждения-организатора, то, с одной стороны, это проще – не нужно платить за аренду помещения, с другой стороны – многие из сотрудников учреждения-организатора не смогут участвовать в работе конференции в желаемой мере. Обратите внимание на расположение гостиниц, где вы планируете расселить гостей. Гостиницы должны быть близко расположены к месту проведения конференции, схема проезда к ним должна быть проста, а сам маршрут как можно более коротким.
Теперь постарайтесь использовать все доступные средства для распространения информации о вашей конференции: информационные ресурсы интернета, тематические журналы, другие конференции, общества, союзы. Составьте список адресов почтовой и электронной рассылки информационного сообщения по организациям и ученым, работающим в данной или смежных отраслях (сохраните этот список для будущих конференций, дополнив его в конце конференции адресами участников). Попросите своих коллег из других городов (стран) помочь распространить информацию о вашей конференции. Обязательно разместите информацию о вашей конференции на сайте. Это значительно расширит круг участников конференции.
