Итак, этап планирования пройден. Начинается организационный этап

В любом деле – главное люди! И здесь в полной мере должен проявиться ваш организаторский талант. Постарайтесь собрать представительный программный комитет, в задачи которого входит отбор представленных докладов и формирование материалов конференции, председательство на секциях конференции, определение лучшего доклада и т.д. В программный комитет должны входить специалисты по всем представленным на конференции научным направлениям. Постарайтесь, чтобы ваш программный комитет был международным. Его представители должны принимать активное участие в организации и проведении конференции, а не просто числиться на бумаге.

Теперь пару слов об организационном комитете. Это должна быть очень динамичная рабочая группа. Не старайтесь все делать сами. Лучше всего работу по организации конференции разбить на блоки и назначить ответственных за их выполнение руководителей комиссий. Они, в свою очередь, соберут людей в свои комиссии и организуют работу. Ваша задача непосредственно подобрать людей, с которыми вы много работали, которые смогут выполнить свою работу и не подвести вас. Помните, что на практике и в литературе по менеджменту определено, что оптимальное соотношение подчиненных для гибких структур 5-7 человек. В последние месяцы перед конференцией для членов оргкомитета недопустимы отпуска или длительные стажировки. У каждого члена оргкомитета, с которым вы непосредственно работаете, должен быть представленный вам заместитель. Ваши заместители или заместитель также должны быть известны всем. Далее перечислены основные комиссии и соответствующие блоки работ, которые, в зависимости от конференции, могут быть объединены или разбиты, дополнены другими или исключены:

- Комиссия по подготовке материалов во главе с ученым секретарем конференции, одной из основных фигур в оргкомитете. С ученым секретарем обычно ведется переписка участников конференции, у него собираются данные обо всех представленных докладах, он организует работу по составлению и изданию программы конференции, внесению текущих изменений, регламентирует работу секций, подготовку к изданию сборников тезисов и материалов конференции и т.д.

- Регистрационная комиссия. В задачи этой группы людей входят подготовка раздаточных материалов и беджей, регистрация участников конференции, информирование ученого секретаря о приезде докладчиков. Работа этой комиссии создает первое впечатление об организации конференции. Обычно место регистрации – это просторное помещение, которое оформлено плакатами (стендами) конференции и где доступна вся организационная информация. От рекламы никуда не уйти, но она не должна отвлекать от основной информации: схемы залов заседаний, расписания докладов. Продумайте, чтобы на регистрации не было больших очередей, участникам не приходилось заполнять многочисленные бланки, а сам процесс регистрации не занимал много времени.

- Жилищная комиссия. Ведает расселением участников конференции. Её задача – обработка поступивших пожеланий по расселению, бронирование номеров и обеспечение мест в гостиницах в случае непредвиденных обстоятельств.

- Транспортная комиссия. Ее задача – организация необходимого транспорта для встречи участников конференции, проезда до места ее проведения, возможных поездок, доставки необходимых материалов и оборудования.

- Финансовая комиссия. Отвечает за финансовую сторону проведения конференции.

- Комиссия по организации питания, кофе-брейков, без которых не мыслится практически ни одна конференция, и традиционного ознакомительного приема.

- Комиссия по снабжению. Тесно работает со всеми другими комиссиями, особенно с финансовой.

- Комиссия по техническому обеспечению. Отвечает за работу оборудования, необходимого для представления докладов, наличие стендов и материалов для фиксации докладов на стендах.

- Комиссия по организации различных поездок, не связанных с конференцией, например, экскурсий.

К сожалению, все чаще на конференциях встречается еще одна группа людей – охрана.

В последнее время организаторы стали обращаться в агентства для проведения соответствующих работ по конференции.

Организационный этап – практически самый напряженный.

Вот уже поступают заявки от будущих участников конференции, задаются вопросы, появляются проблемы, разворачивается большой круг задач, которые должны быть решены к началу конференции. С каждым новым этапом в процесс подготовки конференции вовлекается все больше и больше людей. Уже определен оргкомитет, собраны комиссии, и вы проводите совещания руководителей комиссий. Помните, что в целях оптимизации работы на таких встречах решаются только общие вопросы (например, планирование закупок), четко ставятся задачи перед руководителями, которые кратко информируют об исполнении. Все текущие вопросы по работе отдельных комиссий решаются в рабочем порядке. На этом этапе председатель оргкомитета осуществляет контроль и согласование действий разных комиссий, решает вопросы, с которыми не могут справиться руководители комиссий.

Немного слов о программе конференции. Если поступило много заявок для участия и программный комитет не рекомендует их исключать, то необходимо организовать параллельную работу разных по тематике секций конференции. Какое бы количество секций не было у вас представлено и как бы ни был загружен график работы, открытие конференции должно быть пленарным. Вступительное слово предоставляется самому известному ученому или высокому должностному лицу от принимающей стороны. Далее идут несколько пленарных докладов ученых с мировым именем, в которых освещаются тенденции развития актуального направления науки, демонстрируются результаты использования научных достижений, анализируются возможности их дальнейшего внедрения. Помните, что пленарных докладов или сообщений в пределах секции не должно быть слишком много, иначе просто не запомнятся. Не перегружайте секцию, лучше разбейте ее кофе-брейком на два-три этапа. В пределах секции близкие по тематике доклады стоит ставить рядом, чтобы участникам легче было сравнить и оценить преимущества результатов, представленных в них. Лучше всего запоминается, в основном, первое и последнее выступление, поэтому начинаться и заканчиваться секция должна самыми интересными и значимыми сообщениями.

Когда программа конференции готова, рассылайте приглашения участникам с информацией о форме представления доклада (пленарный, устный, стендовый) и оборудовании, которое будет предоставлено, дате и времени доклада, его продолжительности, начале регистрации, схеме проезда к месторасположению конференции и другие, необходимые с Вашей точки зрения, сведения.

Невозможно предвидеть все ситуации, с которыми можно столкнуться в процессе организации и проведения конференции, но нужно быть готовым ко всему. Чем тщательнее Вы с оргкомитетом продумаете все возможные вопросы, тем меньше неожиданных, непредвиденных ситуаций возникнет. Понимая в общих чертах какую-нибудь процедуру, стоит еще раз расспросить людей, которые непосредственно занимаются данными вопросами, ибо может получиться совсем не так, как предполагаешь. Например, когда за день до начала конференции узнаете о плановом отключении электроэнергии в квартале или о необходимости заказывать бланки приходных кассовых ордеров в налоговой инспекции, которые готовятся обычно в течение нескольких недель. Но, как известно, не ошибается только тот, кто ничего не делает. А ошибками признается только то, что невозможно исправить!