Начнем с планирования
Прежде всего подумайте о тематике мероприятия, определитесь, хотите ли вы рассмотреть достаточно узкий круг вопросов и провести узкопрофессиональную встречу или планируете охватить широкую область проблем с привлечением специалистов из смежных отраслей. Будет ли встреча специалистов посвящена решению конкретных вопросов или выявлению общих тенденций, поиску новых научных направлений или возможных областей использования результатов, т.е. предполагается широкий обмен мнениями. Встает вопрос о форме проведения мероприятия, будет ли то конференция, совещание, семинар или конгресс. В словарях даются следующие определения этих мероприятий:
Совещание – заседание, посвященное обсуждению и решению каких-нибудь вопросов, принятию действий, мер.
Семинар (лат. seminarium – рассадник, переносное – школа) – групповые занятия, кружок для какой-либо специальной подготовки или для повышения квалификации.
Конференция (латин. conferentia) – форма организации научной деятельности, при которой ученые (реже студенты) собираются для обсуждения вопросов, посвященных какой-либо определенной теме. По своему статусу конференция занимает промежуточное положение между семинаром и конгрессом.
Конгресс (лат. congressus – встреча – собрание) съезд, совещание, как правило, международного характера.
Продумайте, какие организации, фонды (в том числе и международные, например, INTAS) могут помочь в организации мероприятия и проанализируйте, какие условия они ставят перед организаторами (о месте и форме проведения, об участниках и публикациях материалов конференции и др.). Поинтересуйтесь, кого из традиционных партнеров или заказчиков вашей организации можно привлечь к организации или участию в мероприятии. Поищите в интернете возможные спонсорские или заинтересованные предприятия (организации), просмотрите сайты других конференций. Обратите внимание, что практически все спонсорские организации оказывают помощь на конкурсной основе, т.е. вам необходимо весьма аргументировано представить идею проведения вашего мероприятия, подчеркнув его значимость для данного спонсора, необходимость проведения именно в данное время и вашу состоятельность в организационных вопросах. Определите, какие учреждения, кроме традиционных партнеров, могут быть соорганизаторами мероприятия. Позаботьтесь о том, чтобы планируемое мероприятие вошло в годовой план организации или организаций. Для этого во многих учреждениях нужно обоснование проведения мероприятия и финансовый план. Включение в годовой план – часто необходимое условие для получения финансовой и организационной помощи от государственных учреждений.
Какую бы форму вы не выбрали для проведения мероприятия (семинар, конференция, конгресс), нужно определить несколько ключевых фигур известных авторитетных ученых в данной области, сообщения которых могут быть определяющими в данном мероприятии. Обратите внимание, что встречаются ученые с мировым именем, которые, по сути, не являются хорошими докладчиками, поэтому их доклады будут более интересны для узкоспециализированных семинаров или секций конференций, чем для пленарных выступлений. Подумайте о таком немаловажном моменте, кто из ученых согласится приехать, и во что вам это обойдется. Будут ли в это время проводиться другие крупные мероприятия по выбранной вами тематике, и не получится ли, что большинство ученых предпочтут поехать именно туда. Сможете ли вы организовать сразу большую конференцию или конгресс, или лучше сначала остановиться на небольшой конференции или семинаре. В среднем конференции планируются за 1-3 года до момента проведения. Вопросы об оказании поддержки мероприятия, участия в нем известных ученых лучше всего обговаривать, решать при личных встречах на других конференциях или переговорах, при заключении договоров или проведении совместных работ.
Итак, остановимся на конференции. Часто конференцию совмещают с выставкой, но это уже другой вопрос. Конференция может быть посвящена какому-нибудь юбилейному событию (разовые конференции) или проводиться через определенные промежутки времени, что позволяет специалистам поддерживать и расширять контакты с разными группами исследователей, быть в курсе современных разработок и быстрее получать нужную информацию. Для того, чтобы планируемая конференция узнавалась среди множества других, вместе с названием конференции разрабатывают соответствующую запоминающуюся эмблему. Для этого можно даже устроить небольшой конкурс проектов названий и эмблем.
И вот один из основных моментов. Продумав все предыдущие вопросы, оцените возможное количество участников конференции, планируемые финансовые вложения в проведение конференции, расходы и рассчитайте организационный взнос. Не будет ли он слишком большим для предполагаемых участников вашей конференции? Посоветуйтесь с бухгалтерией вашей организации, какие предполагаемые финансы на какие статьи расхода вы сможете отнести. Постарайтесь создать резервный фонд финансовых средств и продумайте, что интересного вы могли бы предложить участникам конференции. Это могут быть экскурсии, посещение концертов, театров или спортивно-оздоровительных мероприятий, если ваша конференция проходит недалеко от санатория, горнолыжных баз, морского берега и т.д.
Как видно, даже на этапе планирования не обойтись без помощи коллег- единомышленников, поэтому, согласовывая цель мероприятия, форму проведения, организаторов и атрибуты конференции, сплотите ядро будущего организационного комитета (оргкомитета). Здесь потребуется ваше умение заразить идеей, чтобы коллеги были не просто исполнителями чужой воли, а именно соратниками, тогда вам будет интереснее и легче осуществить начатое дело. Будьте восприимчивы к новым идеям, обсуждайте, спорьте – ведь только в споре рождается истина, а в совместной работе – будущие деловые отношения!
